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21.06.2018 von hs

Vier RPA-Mythen auf den Zahn gefühlt

Robotic Process Automation (RPA) ist keine Zauberei, aber dennoch magisch. Eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von Another Monday hat herausgefunden, dass zwar rund die Hälfte der befragten Mitarbeiter von deutschen Großunternehmen das Thema RPA kennt. Allerdings haben erst zwölf Prozent bereits Geschäftsprozesse durch Software-Roboter umgesetzt. Folgende Klippen gilt es bei der Realisierung zu umschiffen. 

1. RPA reduziert Prozesskosten, ansonsten gibt es kaum Vorteile

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die menschliche Handlungen nachahmt und wiederkehrende Aufgaben in zahlreichen Geschäftsanwendungen in der IT-Infrastruktur automatisiert. Aufgrund falscher Erwartungen wird jedoch so manches RPA-Projekt oftmals unbedacht und zu einseitig angegangen, was zum Scheitern führt. So denkt so mancher Firmenentscheider beispielsweise, dass der einzige signifikante Vorteil der Prozessautomatisierung durch Software-Roboter darin bestehe, Kosten zu sparen. Das ist falsch, denn RPA hat – sofern durchdacht geplant und ausgeführt – das Potenzial, einen positiven Beitrag für Kostenstruktur, Kundenbeziehungen und Risikomanagement zu leisten. Erst wenn RPA als eine ganzheitliche Lösung und nicht als reines Technologie-Tool gesehen wird, kann die Magie von RPA wirklich zum Tragen kommt.

 

2. Jeder Prozess lässt sich durch RPA automatisieren

Mithilfe einer angemessenen Prozessanalyse und -identifizierung lässt sich feststellen, dass die Hälfte der Prozesse mit sich wiederholenden Aufgaben für die Automatisierung geeignet ist. Technisch gesehen, lassen sich fast alle administrativen Geschäftsprozesse automatisieren, allerdings ist nicht jeder einzelne Prozess geeignet. Oftmals sind lediglich die zeitaufwändigsten Arbeitnehmertätigkeiten lohnenswerte RPA-Projekte. Zur Bestimmung der besten Prozesse ist eine ganzheitliche Sichtweise auf die gesamte Geschäftsprozesskette einer Organisation erforderlich. Hierbei ist es sinnvoll, erfahrene Experten ins Boot zu holen.

 

3. Virtuelle Mitarbeiter nehmen Menschen die Arbeit weg

Nein, denn RPA ist lediglich eine Methode, die bestimmte menschliche Aufgaben überflüssig macht oder vereinfacht. Da Roboter allein auf Grundlage ihrer Programmierung handeln, führen sie Aufgaben effizienter und konsistenter durch als der Mensch. Gleichzeitig ermöglicht RPA Arbeitnehmern, sich auf Aufgaben zu fokussieren, die der menschlichen Aufmerksamkeit bedürfen. Beispiele sind die Behandlung von Ausnahmefällen, die Erschließung kreativen Potenzials und die Verbesserung der Zusammenarbeit. Oftmals optimiert RPA also Services, die Arbeitnehmer ihren Kunden anbieten, anstatt diese Aufgaben wegzunehmen.

 

4. RPA lässt sich sofort betriebsintern und ohne Fachkenntnisse umsetzen

Robotic Process Automation sollte in erster Linie als Methodik und nicht als Technologie betrachtet werden. Für die Implementierung ist der ganzheitliche Ansatz eines erfahrenen Anbieters erforderlich. Das Fundament eines RPA-Projekts ist ein robuster Governance-Rahmen. Innerhalb dieses Rahmens gilt es, alle Änderungen sorgfältig zu planen, klar zu kommunizieren und gründlich zu testen.

 

Hans Martens, Gründer von Another Monday, erläutert: „Eine falsche Prozessauswahl nebst mangelndem Prozessverständnis und fehlender Business Case-Validierung behindern RPA-Implementierungen stark und können sie sogar vollständig torpedieren."