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10.11.2017 von Ludwig-Maximilian Reitinger, Geschäftsführer der maklersoftware.com

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Ausdrucke reichen nicht mehr. Obwohl die gesetzliche Schonfrist schon mit dem 31.12.2016 endete, haben zahlreiche Unternehmen die GoBD-Gesetzesänderung noch nicht vollständig umgesetzt. Fatal! Denn wird diese Änderung nicht berücksichtigt, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben. 

Seit Jahresbeginn 2017 müssen E-Mails ebenso wie die übrige Geschäftspost archiviert werden. Grund dafür ist das Inkrafttreten der GoBD (Grundsätze zur ordnungs­gemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff), die im Dezember 2014 durch das Bundesfinanzministerium veröffentlicht wurden. Die GoBD sind Nachfolger der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer ­DV-gestützter Buchführungssysteme). 

 

Mit Inkrafttreten gelten seit Anfang dieses Jahres neue Regeln für die Dokumentation von Informationen, die digital versendet oder empfangen werden. Unternehmen sind zur Archivierung aller steuerrelevanten Dokumente verpflichtet. Dazu zählt neben Rechnungen, Verträgen, Jahresabschlüssen etc. auch jegliche Korrespondenz, die darauf abzielt, ein Geschäft vorzubereiten, abzuschließen oder rückgängig zu machen. Somit wird die E-Mail-Archivierung zu ­einem zentralen Thema – auch für Versicherungs- und Finanzmakler, deren Geschäftsprozesse sich zunehmend digitalisieren. Wo vor Ende der gesetzlichen Schonfrist ein E-Mail-Ausdruck als Beleg noch ausreichend war, sind jetzt ganz andere Vorschriften zu beachten. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen werden. Wurde die Rechnung als PDF-Datei per E-Mail verschickt, darf sie auch nur dann in ein anderes Format umgewandelt werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Hier gilt der Grundsatz: Elektronisch auswertbare Daten müssen auch elektronisch auswertbar und alle Anhänge im Originalformat erhalten bleiben. 

 

Unternehmen, die ihre Dokumentensicherung und vor allem ihre E-Mail-Archivierung noch nicht geregelt haben, laufen gegebenenfalls existenzbedrohenden Gefahren entgegen. Denn das Nichteinhalten der GoBD kann zu immensen und kaum absehbaren Kosten führen. Bei formalen Fehlern kann die gesamte Buchführung des Unternehmens angezweifelt werden. Die Folge: Steuerrelevante Summen werden geschätzt und dies erfolgt in der Regel zum Nachteil des Unternehmens. Wer sich Ärger mit den Finanzbehörden ersparen will, muss jetzt handeln. 

 

Mit bisherigen Standardlösungen sind diese hohen Anforderungen kaum zu erfüllen. Unternehmen benötigen Softwarelösungen, die problemlos in bestehende Systeme integriert werden können. Maklersoftware.com und ihr Partner MailStore haben dazu ein einfaches, vollautomatisches, kosteneffizientes und mit nahezu jedem E-Mail-System kompatibles Angebot geschaffen. Unternehmen erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen und verbessern durch die Auslagerung älterer Dateien in das Archiv die Performance und Sicherheit der E-Mail-Konten ihrer Mitarbeiter. Diese Lösung bietet zudem den besonderen Vorteil, dass keine E-Mail mehr verloren geht, auch wenn diese im Postfach gelöscht wurde. Ferner wird die Volltextsuche einschließlich aller Dateianhänge verbessert und beschleunigt.