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07.08.2017 von Olaf Tenge, Mitglied der Geschäftsleitung, Arvato Direct Services

Digitale Daten – die Währung der Zukunft

Die Digitalisierungswelle hat auch die Versicherungswirtschaft erfasst. Wer sich nicht zum Getriebenen machen lässt und entschlossen handelt, kann von ihr in eine erfolgreiche ­Zukunft getragen werden. Das Nadelöhr dabei bleibt die Umwandlung hunderttausender bestehender Papierdokumente in zukunftsfähige digitale Daten. Nun gibt es erstmals eine mobile Lösung für diese Aufgabe – den Scan-Truck.

Von Analog zu Digital: Der Scan-Truck von Arvato digitalisiert den vorhandenen Dokumentenbestand – schnell, sicher und vor Ort

In einer papierlastigen Branche wie dem Versicherungsgeschäft schlummert in der elektronischen Archivierung des ­Dokumentenbestandes großes Potenzial. Schnellere Verarbeitung, effizientere Prozesse, Einsparung von Kosten sind nur drei Schlagworte, die Richtung Zukunft weisen – in das papierlose Büro von Maklern und Versicherern. Eine zentrale ­Herausforderung auf diesem Weg ist für Unternehmen die Digitalisierung bestehender Aktenberge. Zweifel an der Qualität, Effizienz und Sicherheit der Digitalisierung von Dokumenten ließen manche Entscheider bislang zaudern. Eine neue, innovative Lösung soll nun ab Herbst 2017 alle Zweifel an Umstrukturierungen von Dokumentenarchiven ausräumen: der Scan-Truck von Arvato CRM Solutions.

 

Maximale Sicherheit: der Scan-Truck von Arvato

 

Was den Truck einzigartig macht, sind die elf Arbeitsplätze an Bord. Damit können Dokumente direkt vor Ort digitalisiert werden, ohne dass sie das Firmen- oder Unternehmensgelände verlassen – denn der Scan-Truck fährt einfach direkt zum Auftraggeber. Erstmals ist damit eine hochprofessionelle Lösung auf dem Markt, die größtmögliche Sicherheit verspricht, weil Dokumente während ihrer Digitalisierung vor Ort verbleiben. Zudem werden die Akten unter strengen Sicherheitsauflagen und in speziellen Containern in den Scan-Truck gebracht. Dieser ist nur für autorisierte Personen zugänglich.

 

Höchste Effizienz  und Compliance

 

Der Scan-Truck erfüllt alle Anforderungen an Effizienz, Compliance und Datenschutz – inklusive persönlicher Beratung: Akten werden vollständig erfasst, weil selbst kleinere Dokumente wie Post-its oder Quittungen nicht verloren gehen. Scans werden einzelnen Akten zugeordnet und können nach Angeboten, Verträgen, Policen, Kündigungen und anderen Para­metern klassifiziert werden. So können Informationen durch bewährte Suchtechnologien schneller gefunden werden. Wertvolles Wissen steht somit nicht allein zwischen zwei Aktendeckeln, sondern kann über eine zentrale Plattform zur ­Verfügung gestellt und projektbezogen im Team bearbeitet werden.

 

Die Digitalisierung der Dokumente ist in jedes gängige Format sowie jede gewünschte Form möglich, von Festplatte über CD und DVD bis zum Datentransfer. Hochleistungsscanner stellen die Lesbarkeit und schnelle Verarbeitung sicher. Hochwertige Software gibt die größtmögliche Sicherheit, dass es dabei nicht zu Zahlendrehern kommt. Bis zu 100.000 Seiten können täglich verarbeitet werden, so dass die Aktenberge eines Unternehmens binnen weniger Tage auf ein kompaktes Speichermedium wandern. Der ­Zugriff auf die Dokumente ist während des ganzen Vorgangs möglich, da der Scan-Truck vor Ort bleibt.


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