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29.10.2018 von hs

Automatisierung der Eingangsdokumente

Höhere Geschwindigkeit bei der Dokumentenverarbeitung bei gleichzeitig verringerten Kosten durch neue Scannerserie von ibml. Der Spezialist von Highvolume-Scanstraßen betritt mit der neuen ImageTracDS Serie einen neuen Markt. Über die „Software Capture Suite“-Plattform lassen sich die Highvolume- und Desktop-Scanner zu einer Scaninfrastruktur verbinden.

ibmls Scanner der ImageTracDS-Serie sind mit TWAIN- und ISIS-Schnittstellen ausgestattet

Viele Unternehmen suchen nach Lösungen für ihre Industrie 4.0-Strategien. Immer öfter steht dabei der Posteingang im Mittelpunkt der Diskussionen. Denn hier ist die kritische Stelle, an der das meiste Papier in die Organisation kommt. Die Prozesse im Posteingang sind meistens aufwendig und verzweigt. Dokumente kommen in den unterschiedlichsten Formaten ins Haus, Formulare sind falsch ausgefüllt oder ungültig. Daher sind viele Mitarbeiter mit teuren, händischen Tätigkeiten beschäftigt: Dokumente sortieren, falsch ausgefüllt Formulare erkennen, neu stapeln, aussortieren. Und während jeder Scanner mehrere hundert Seiten pro Minute verarbeitet, hält die manuelle Bearbeitung die gesamte Produktion auf.

Klar ist, dass Produktionsverantwortliche nach einer Scaninfrastruktur suchen, die diese Probleme lösen kann. Dabei sollten die Vorbereitung und das Nachbearbeiten der Scanprozesse möglichst so automatisiert sein, wie das Scannen und Erkennen der Dokumente selber. Dabei wird immer deutlicher, dass die Software den Unterschied macht. Sie steuert nicht nur die Scanner, sie kann Barcodes oder Felder erkennen. Und sie sortiert Dokumente mit extrem hoher Geschwindigkeit. Während es so scheint, als hätten die Hersteller der kleinen und mittleren Scanner ihre Topgeschwindigkeit erreicht, schlägt jetzt die Stunde der Experten von Highvolume-Scannern.

Software macht den Unterschied

In deren Geräten sind die Sortierfunktionen eines der wichtigsten Features. Die Hersteller dieser Geräte haben seit Jahren das Know-how, Dokumente automatisch und ohne merklichen Geschwindigkeitsverlust zu sortieren. Wenn es ihnen gelingt, das Sortieren der Dokumente auf die Anforderungen von Desktop-Scannern zu skalieren, können sie deren Leistungsfähigkeit deutlich steigern. Damit könnte jedes Unternehmen seine Desktop-Systeme zu einer „virtuellen“ Scanstraße verbinden und die Kosten für die Eingangspostverarbeitung gingen damit deutlich nach unten. 

Deshalb hat ibml die Desktop-Scanner so entwickelt, dass sie beide Kriterien erfüllen: Sie scannen und sortieren viel mehr Dokumente in kürzerer Zeit als alle vergleich­baren Geräte - und sparen damit Kosten. Mit den neuen Arbeitsplatzscannern werden die Poststellen innerhalb der Organisation zu Treibern der Digitalisierung. Denn sie wandeln die Information auf dem Papier deutlich schneller und deutlich günstiger in Daten als bisher.

Maschinelle Intelligenz übernimmt manuelles Sortieren

Entscheidend ist, dass die Software die manuellen Arbeitsschritte der Mitarbeiter übernimmt. Und hier ist es wiederum die maschinelle Intelligenz, die den Unterschied macht. Die Technologie bildet alle Sortierschritte im Desktop-Gerät ab. Die Scanner führen „inline“ eine einfache Sortierung durch – etwa das Aussortieren der Trennblätter. Damit sparen die Scanproduktionen einen großen Teil der manuellen Nachbearbeitung. Wenn die Produktionsverantwortlichen die Geräte an die „Software Capture Suite“ – kurz „SCS“-Plattform anbinden, können sich auch die in­telligenten Funktionen freischalten. Sie nutzen dann während des Scannens die maschinelle Intelligenz etwa für die Validierungsprüfungen. Die Software erkennt die Pflichtfelder und sortiert alle Dokumen­te, die nicht korrekt ausgefüllt sind, in das zweite Ausgabefach. Schon deshalb, weil viele manuelle Sortierprozesse wegfallen, werden die Prozessmanager die Abläufe in den Poststellen ändern. Auch hier kann das Wissen aus den voll automatisierten Highvolume-Scanproduktionen auf die Desktop-Scanner übertragen werden.