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29.04.2019 von Karolin Köstler, Marketing Manager EMEA, Foxit Software

Von einem Umstieg auf Smart PDFs profitiert die Versicherungsbranche

Versicherungsspezialisten wissen, dass Papier in ihrer Branche lange noch nicht überflüssig ist. Die Dokumentenmenge wächst immer weiter an, denn es gibt zu viele Unterlagen, die aus unterschiedlichsten Quellen stammen. Mit Smart PDFs können Versicherungsunternehmen die Art und Weise der Dokumentenverwaltung grundlegend verändern.

Autor: Karolin Köstler, Marketing Manager EMEA, Foxit Software

Smart PDFs sind eine Weiterentwicklung des seit Anfang der 1990er Jahre verfügbaren Portable Document Formats. Adobe hat es seiner Zeit mit dem Ziel konzipiert, Dokumente originalgetreu unabhängig vom verwendeten Anwendungsprogramm, von Geräten oder Betriebssystemen darzustellen. Seit 2008 ist PDF ein ISO-Standard. PDF ist mittlerweile frei zugänglich und zählt heute weltweit unter anderem aufgrund seiner Funktionsvielfalt zu den am meist verbreiteten Dateiformaten. Mit Smart PDFs werden nun die Anwendungsmöglichkeiten nochmals gesteigert. Dabei handelt es sich um ein Standard-PDF, dem ein eindeutiger Identifikator (ID) zugewiesen ist. Wenn ein Smart PDF innerhalb oder außerhalb des Unternehmens geteilt wird, dann kann über diese ID genau nachvollzogen werden, was mit der PDF-Datei passiert. Smart PDFs bieten damit eine Vielzahl potenzieller Vorteile für Versicherungsunternehmen. Dazu gehören:

  • Papierdokumente beseitigen
  • Verlust von Dokumenten vermeiden
  • Dokumente innerhalb des Unternehmens intuitiv teilen
  • Empfänger in die Lage versetzen, Dokumente auf dem Desktop oder auf mobilen Geräten zu betrachten
  • aus Entfernung Zugang zu vertraulichen Dokumenten gewähren oder widerrufen
  • Dokumente effizient und so lange wie nötig archivieren

Smart PDFs bieten drei Schlüsselattribute, nämlich Sicherheit, verbesserte Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Aufschluss über das Nutzungsverhalten:

  • Sicherheit: Autoren und Besitzer von Dokumenten können den Zugang gewähren oder widerrufen sowie bestimmten Lesern Zugriffsrechte zu Dokumenten erteilen.
  • Zusammenarbeit: Teilnehmer haben die Möglichkeit, Kommentare von anderen anzusehen und sofort darauf zu reagieren. Außerdem werden die Teilnehmer automatisch benachrichtigt, wenn eine neue Version des Dokuments verfügbar ist.
  • Aufschluss: Dokumentenautoren und -besitzer können bestimmte Informationen einsehen zum Beispiel wer auf die Dokumente zugegriffen hat, was der Endnutzer damit gemacht hat, welche Seiten er betrachtet hat usw.

Eine der weltweit größten Versicherungsgesellschaften profitiert von einigen der Vorteile von Smart PDFs. Das Versicherungsunternehmen beschäftigt 130.000 Mitarbeiter und verfügt über 15.000 Niederlassungen sowie über 700.000 Handelsvertreter. Aufgrund einiger Übernahmen kommen in dem Unternehmen mehr als 200 verschiedene IT-Systeme zum Einsatz. Viele davon sind kundenspezifische Spezial-Lösungen mit einem eingeschränkten technischen Support oder Upgrade-Möglichkeiten.

Angesichts dieser Herausforderungen hat das Unternehmen fünf Dinge identifiziert, die für den weiteren Erfolg entscheidend sind:

  • Dokumente besser verwalten
  • Leistungen der Mitarbeiter steigern
  • Kundenzufriedenheit verbessern
  • Risiko von Versicherungsbetrug minimieren
  • gesetzliche Bestimmungen einfacher einhalten

Die Versicherung meisterte diese Herausforderungen, indem sie Smart PDFs als Brücke zwischen ihren unterschiedlichen Systemen verwendet. Dabei ist es unerheblich, mit welchem Endgerät Dokumente ausgelesen werden oder welche Infrastruktur für den Versand genutzt wurde. Entscheidend ist lediglich die Intelligenz des Dokuments. Auch wenn es noch mehr Zeit dauern wird, bis genügend aussagekräftige Daten vorliegen, stellte das Versicherungsunternehmen bereits fest, dass sich die Reaktionszeiten um bis zu 59 % (in manchen Fällen von 7 bis 8 Stunden auf 15 bis 20 Minuten) verbesserten und die Kundenzufriedenheit um 20 % anstieg.

Mit Standard-PDFs sind Versicherungen in der Lage, das Problem der Papierflut zu lösen, indem sie Papierdokumente in digitale Formate umwandeln. Zusätzlich können sie von Anfang an elektronische PDF-Formulare erstellen. Das PDF-Format erlaubt es ihnen, Daten unternehmensweit standardisiert zu archivieren, und zwar unabhängig davon, ob es sich ursprünglich um ein gescanntes Dokument oder eine elektronisch erzeugte Datei handelt. Das vereinfacht den Abruf von Daten und erhöht die Sicherheit.

Smarte PDFs erweitern diese Vorteile, indem sie die Erstellung, Zusammenarbeit und Nachverfolgung von PDF-Dokumenten auf eine höhere Stufe stellen und um Merkmale wie Zuständigkeit, Zusammenarbeit und Produktivität ergänzen. Es ist also an der Zeit, dass Versicherungen von Standard-PDFs auf Smart PDFs umsteigen.