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24.07.2017 von Ingo G. Ignatzi, Senior Managing Consultant, ­FINCON Unternehmensberatung GmbH

Die Solvency II-Reports sind eingereicht. Und jetzt… ?


Autor: Ingo G. Ignatzi, Senior Managing Consultant, ­FINCON Unternehmensberatung GmbH

Umfassend

Sämtliche Geschäftsbereiche der Ver­sicherung sind in die schriftlichen Leit­linien integriert. Es existieren keine Nebenanweisungen, Leitfäden, Checklisten, Handbücher oder andere Dokumente mit anweisendem Charakter in irgendwelchen Schubladen. Des Weiteren gibt es keine sogenannten „Schatten-Anweisungen“, also Vorgaben für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern. Sämtliche Schnittstellen zu den Vertriebspartnern und Auslagerungen sind definiert und beschrieben.

Rechtskonform

Alle Richtlinien des Anweisungswesens stehen auf der Basis der rechtlichen ­Anforderungen des VAG und der in den MaGo formulierten Ausprägungen, wie etwa die Beschreibung des IKS oder der Prozesse der Schlüsselfunktionen. Der besonderen Stellung von Schlüsselfunktionen wird in deren Ablaufbeschreibungen Rechnung getragen – beispielsweise muss die interne Revision von sämtlichen operativen Tätigkeiten ausgenommen sein. Die geforderte Funktionstrennung ist überall realisiert und entsprechend ­beschrieben.

Anweisungswesen als 4-Säulen-Modell

 

Zugänglich

Jeder Mitarbeiter hat jederzeit Zugriff auf die schriftlichen Leitlinien und kann ­mittels intelligenter Suchfunktionen schnellstmöglich die erforderlichen Informationen finden. Die Suchfunktionen greifen nicht nur auf Schlagworte, sondern auch auf Inhalte von Dokumenten zu, die mit den Einzelschritten der anweisenden Prozesse verlinkt sind. Die schriftlichen Leitlinien sind bei den Mitarbeitern allgemein akzeptiert und werden in den täglichen Arbeitsabläufen ­genutzt – beispielsweise bei der Einarbeitung neuer oder versetzter Mitarbeiter. Sie dienen auch der Formulierung von einheitlichen Qualitätsstandards und sind somit ein klares Führungsinstrument. 

Aktuell

Das Anweisungswesen wird ständig überarbeitet und erweitert. Es gibt feste, kommunizierte, zeitlich enge Veröffent­lichungszyklen. Den Mitarbeitern wird somit ermöglicht, ihrer Holschuld regelmäßig nachzukommen und sich über ­organisatorische oder fachliche Neuerungen ihres Gebiets selbständig zu ­informieren. 

Es existiert ein Veröffentlichungsprozess, der die Betriebsorganisation als verantwortliche Stelle für die redaktionellen Standards und sämtliche Fachbereiche als verantwortliche Stellen für die inhaltliche Richtigkeit gleichermaßen einbindet. Die Betriebsorganisation hat somit die Oberhoheit über die Struktur des Anweisungswesens inne. 

Strategisch

Die strategische Ausrichtung des Hauses ist allen Mitarbeitern transparent. Sämtliche Strategien sind in den schriftlichen Leitlinien veröffentlicht. Die Transparenz der Strategien trägt somit dazu bei, im Haus die von den MaGo geforderte angemessene Risikokultur (MaGo 6) zu implementieren. Sämtliche Richtlinien sind auf die Strategien – insbesondere auf die Geschäftsstrategie und die Risikostrategie – hin ausgerichtet und werden laufend entsprechend angepasst. 

Prozessorientiert

Das Anweisungswesen besteht neben den Strategien und der Aufbauorganisation mit Organigrammen und detaillierten Stellenbeschreibungen auch aus einer Ablauforganisation, in der sämtliche ­Geschäftsabläufe end-to-end mittels eines modernen Prozessmodellierungs-Tools standardisiert und revisionssicher abgebildet werden. 

Sämtliche anweisende Dokumente, Formulare und Checklisten sind in den entsprechenden Prozessschritten verlinkt und aufrufbar. Die hierarchische Struktur der Prozesse mündet in einer Prozessland­karte. Diese spiegelt die gesamte Wertschöpfungskette des Hauses mit Management-, Kern- und Unterstützungsprozessen wider. Es existieren keine Silos mehr.

Besonders die stringente Orientierung an der Wertschöpfungskette, die in der obersten Ebene als Prozesslandkarte definiert ist, ist eine Grundvoraussetzung, um ein prozessuales Denken in der Gesamtorganisation zu etablieren und neben der Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Vor­gaben die Synergien aus der Prozess­orientierung, wie beispielsweise Schnittstellenoptimierung, Abbau von Prozessschleifen, Reduzierung von unnötigen Kontrollen und Steigerung der Durchlaufgeschwindigkeit zu heben. 

Mit der Prozessorientierung des Anweisungswesens können Versicherer mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen; die Aufsicht nötigt sie ein Stück weit dazu. Mit einem kritischen Blick in den Abschnitt B des SFCR sollten die Häuser nun erkennen können, wie ihre schriftlichen Leitlinien als zentraler Bestandteil des Governance-Systems aufgestellt sind und wo noch ­Lücken klaffen, die zeitnah gefüllt werden sollten. Die BaFin wartet nicht.

 

Muster-Prozesslandkarte für ein Versicherungsunternehmen


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