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22.02.2016 von Dr. Jürgen Moormann, Frankfurt School of Finance & Management

Prozesse sind die DNA der Banken

Bedeutung des Prozessmanagements steigt weiter an. Immer mehr wird in der Finanzbranche erkannt, dass die Leistungsfähigkeit der Institute ganz wesentlich von den Geschäftsprozessen abhängt. Aus gutem Grund: Alles, was in den Banken geschieht, ist Teil von Geschäftsprozessen.

Prozesse verbinden die Strategie der Bank mit den Personal- und IT-Ressourcen

Geschäftsprozesse vereinen das über viele Jahre im Unternehmen aufgebaute fachliche Wissen, die Verfahren zur Erbringung der Bankleistungen, die Einstellungen der Mitarbeiter, die unterstützenden IT-Systeme – und somit die Kernkompetenzen des jeweiligen Instituts. Nur wenn die Prozesse leistungsfähig sind, hat das Unternehmen eine Chance, sich im Wettbewerb zu behaupten. Prozesse sind die DNA von Unternehmen. Die enorme Bedeutung von Geschäftsprozessen wird aus einer Analogie mit der Biologie deutlich: DNA steht für Desoxyribonucleinacid. Bestimmte Abschnitte der DNA, die Gene, enthalten Erbinformationen. In Unternehmen sind diese Informationen in den Geschäftsprozessen enthalten (Produktentwicklung, Vertriebsprozess, Geschäftsabwicklung usw.). Diese bilden die Grundlage, damit das gesamte Unternehmen (der Organismus) funktionieren kann. Sie ermöglichen damit die Umsetzung des jeweiligen Geschäftsmodells.

 

Die biologische Evolution entsteht aufgrund von fortwährenden Veränderungen der Umwelt. Externe Veränderungen machen auch in der Bankwirtschaft eine kontinuierliche Anpassung erforderlich. Daher ist es unumgänglich, die DNA der Bank – die Prozesse – gut zu verstehen und adäquat weiterzuentwickeln.

 

Was bedeutet Prozessmanagement im Sinne der Analogie zur DNA? Erstens muss das Top Management erkennen, dass das Wissen jeder Bank in ihren Prozessen steckt. Dieses Wissen entspricht den genetischen Instruktionen und umfasst die Kultur in der Bank, die Aufbauorganisation, die eingesetzten Verfahren, die Informationssysteme sowie die Fähigkeiten und Verhaltensweisen der Mitarbeiter. Zweitens ist zu akzeptieren, dass sich das Prozessmanagement nur über mehrere Jahre entwickeln kann; es muss „gelernt“ werden. Daher haben Institute, die sich bereits seit Jahren aktiv mit dem Prozessmanagement beschäftigen, gegenüber Mitbewerbern einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Drittens ist zu beachten, dass Prozesse analog zur DNA unternehmensspezifisch sind; sie können – trotz Erbringung gleicher oder ähnlicher Leistungen – nicht einfach geklont werden.

 

In der Finanzbranche hat sich das Prozessdenken in den letzten Jahren stark verbreitet. Haupttreiber sind die deutlich stärkere Ausrichtung an Kundenbedürfnissen, der Zwang zu höherer Effizienz in den Geschäftsabläufen und das Aufbrechen traditioneller Wertschöpfungsstrukturen. Doch trotz einiger Leuchtturminitiativen wird das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Auch im Vergleich zu anderen Branchen (z.B. Fertigungsindustrie, Chemie, Pharma, Logistik) liegen Finanzdienstleister um Jahre zurück. Es besteht daher dringender Nachholbedarf.

 

Bindeglied zwischen Strategie und Ressourcen

 

Die Abbildung zeigt die zentrale Rolle des Prozessmanagements. Denn während auf der strategischen Ebene festgelegt wird, was die Bank erreichen möchte und wie der Weg zur Zielerreichung aussehen soll, dient die Prozessebene dazu, das Geschäft tatsächlich zu betreiben. Die Prozesse sind auch die Basis für die Planung und den Einsatz des Personals sowie für die Entwicklung und den Einsatz von bankbetrieblichen Anwendungssystemen auf der Ressourcenebene.

 

Ohne effiziente und effektive Prozesse kann ein Geldinstitut nicht erfolgreich funktionieren. Dazu ist die Entwicklung einer kundenzentrierten Prozessarchitektur erforderlich, die heute noch in fast allen Häusern fehlt. Dabei sind Methoden zur Entwicklung einer solchen Architektur und zur Gestaltung, Implementierung und Verbesserung der Prozesse längst vorhanden.

 

In vielen Häusern beschränkt sich das Prozessmanagement noch immer auf klassische Verbesserungsprojekte. Diese sind zwar notwendig, reichen aber nicht aus. Allein mit Prozessverbesserungen lassen sich keine Wettbewerbsvorteile generieren. Daher sind auch neue, unkonventionelle Ideen im Sinne der Prozessinnovation notwendig. Dazu ist ein Perspektivenwechsel erforderlich: Anstatt einer aus interner Perspektive betriebenen Prozessgestaltung muss der Kunde in den Fokus gerückt werden, d.h. alle Prozesse müssen strikt ausgehend von den Kundenbedürfnissen gestaltet werden. Die Geschäftsprozesse müssen sich dem Kunden anpassen und nicht umgekehrt.

 

FinTechs forcieren die Kundenzentrierung

 

Hilfreicher Druck kommt interessanterweise von den FinTechs. Denn viele dieser Start-ups entstehen, weil ihre Gründer aus Kundenperspektive ein Problem sehen und eine Lösung dafür suchen (Cringle, Gini, Vaamo etc.). Genau dieses Denken ist es, was in traditionellen Banken fehlt – hier steht immer noch der Produktfokus im Vordergrund. Lernen von FinTechs bedeutet zu verstehen, wie ausgehend vom Kundenbedürfnis Geschäftsprozesse gestaltet und sogar ganze Geschäftsmodelle entwickelt werden können. Hier besteht eine große Chance, sofern die klassischen Banken bereit sind, den Denkansätzen der „jungen Wilden“ zu folgen. Die Entwicklung und Verbreitung eines konsequenten Prozessverständnisses ist jedoch keine Aufgabe, die an eine tief im Institut verborgene Organisationsabteilung delegiert werden kann. Vielmehr ist die Geschäftsleitung gefordert, das Denken in Prozessen zu initiieren, voranzutreiben und letztlich alle Mitarbeiter zu motivieren, selbst permanent zur Verbesserung und Erneuerung der prozessualen Abläufe beizutragen. Konsequent weitergedacht führt die Implementierung von Geschäftsprozessen zu neuen Unternehmensstrukturen, dementsprechend zu neuen Verantwortlichkeiten, und natürlich zu veränderten Strukturen bei der Abwicklung von bankrelevanten Geschäftsvorgängen. Darüber hinaus führt die zunehmende Digitalisierung dazu, dass viele Prozesse vollständig neu kreiert werden.

Das Prozessmanagement ist zu einer umfassenden Aufgabe für alle an der Gestaltung von Banken beteiligten Personen geworden. Als Schlussfolgerung ergibt sich, dass der zukünftige Erfolg, letztlich sogar das Überleben eines Instituts, ganz wesentlich von seinen Prozessen abhängt. Es ist deshalb für jedes Kreditinstitut unumgänglich, seine Prozesse konsequent zu managen, d.h. detailliert zu verstehen, kontinuierlich zu messen, aktiv zu steuern und immer weiter zu verbessern.

 


Haben Sie exzellente Prozesse?  

 

Dann bewerben Sie sich doch beim „Best Process Award“. Bereits zum vierten Mal verleiht av-news in Kooperation mit dem ProcessLab der Frankfurt School of Finance & Management diesen Preis. Bei dem Wettbewerb geht es um besonders gut gelungene Prozesse in der Finanzbranche. Gibt es in Ihrem Unternehmen neue oder neu gestaltete Prozesse, die anderen hinsichtlich Schnelligkeit, Kosten oder Kundenorientierung überlegen sind? Dabei kann es sich um komplette Geschäftsprozesse oder um Teilprozesse in Ihrem Unternehmen handeln.

 

Bewerben können sich alle Banken und Sparkassen, Versicherungsunternehmen und andere Finanzdienstleister im deutschsprachigen Raum. Dazu zählen auch FinTechs, Back-Office-Dienstleister (z.B. Kreditfabriken), ausgelagerte Produktionseinheiten und weitere Service-Provider der Finanzbranche.

 

Bewerbungsschluss ist der 31. März 2016! Die Jury besteht aus unabhängigen Fachleuten, die die eingesandten Unterlagen nach einem einheitlichen System bewerten. Die Sieger des Wettbewerbs werden im Rahmen der 10. ProcessLab-Konferenz am 9. Juni 2016 vorgestellt.

 

Die Bewerbungsunterlagen sind ab sofort hier abrufbar.