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12.11.2018 von Karin van Soest, Fachjournalistin

Time to CHANGE a running system…

Digitalisierung der Bürokommunikation im Sparkassenumfeld. Mit der Einführung von  „Office_neo“ durch die Finanz Informatik ist die Ablösung von IDV-Anwendungen auf Basis von Lotus Notes erforderlich. Wie finden Sparkassen ihren Weg aus dem Migrationsdschungel?

„Die Vorbereitung der Migration ist ­nicht zu unterschätzen. Je nach gewähltem Lösungsweg müssen ­Datenmodelle der Altanwendungen ­analysiert und ­zusätzliche Anforderungen definiert oder Prototypen einer neuen Anwendung erstellt und überprüft werden.“, Claus Stielenbach, Direktor Vertrieb agentes solutions GmbH

Die Digitalisierung der Bürokommunikation im Sparkassenumfeld ist in vollem Gange. Bereits zu Beginn des Jahres 2017 hatte die Finanz Informatik angekündigt, die bis dato bereit gestellten Lotus Notes/Domino-Anwendungen durch eine zukunftsfähige Plattform auf Basis von ­Microsoft-Produkten abzulösen. Ziel ist die Schaffung einer Plattform, die neue Formen der Zusammenarbeit und neue Prozessabläufe ermöglicht. ­Informations- und Kommunikations­techniken wie Echtzeitkommunikation und Social Net­working sollen implementiert werden. Die Pilotierung der ersten Institute mit ­„Office_neo“ startete im zweiten Quartal 2018. 

Risikofaktor Altanwendungen 

Die Einführung von „Office_neo“ hat Konsequenzen für die IT der Sparkassen in Deutschland. Das vielzitierte Motto „never change a running system“ hat nämlich im Fall der IDV-Anwendungen auf Basis von Lotus Notes/Domino ausgedient. Die Institute sind gefordert, die über Jahre gewachsenen Anwendungen auf den Prüfstand zu stellen und sich mit Lösungen für deren Migration zu befassen. 

Die Finanz Informatik stellt für die 20 wichtigsten Lotus Notes/Domino-Applikationen zentrale bankfachliche Lösungen bereit. Die Bereitstellung sowie der Support der bisherigen Applikationen auf den Servern der Finanz Informatik wird jedoch bis 2022 eingestellt werden. Ab diesem Zeitpunkt dürfen keine externen Anwendungen mehr auf den zentralen Servern der Finanz Informatik gehostet werden. Ein hohes Risiko also, wenn ­weiterhin mit in die Jahre gekommenen Altanwendungen wichtige Prozesse ab­ge­wickelt werden. Insbesondere für größere Institute ist diese Frage drängend, da bis zu 100 Lotus Notes-Anwendungen betroffen sein können. 

„Neben der Umstellung der Bürokommunikationsplattform müssen die Eigenanwendungen der Sparkassen auf ein neues System migriert oder durch neue Software abgelöst werden. Die Einsatzgebiete der IDV-Anwendungen sind nach unseren Erfahrungen sehr vielfältig. Hierzu gehören etwa Seminarverwaltung, Dokumentenmanagement, Schlüsselverwaltung, Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Korrespondenz oder auch die Archivierung von Altdaten. Für die Migration solcher Anwendungen sind die Sparkassen selbst verantwortlich“, erläutert Claus Stielenbach, Direktor Vertrieb beim IT-Dienstleister agentes solutions GmbH. „Wichtig dabei ist, dass aus Gründen der Revisionssicherheit die ­Ersatzanwendungen nicht auf Träger­systemen wie Microsoft Access, Excel oder OpenOffice basieren sollten.“ Es ist also nicht immer damit getan, neue IDV-Anwendungen in den Anwendungen der Microsoft-Produkte zu kreieren. 

Wege aus dem Migrationsdschungel

Externe Dienstleister bieten Wege aus dem Migrationsdschungel. Es gibt verschiedene Szenarien zur Ablösung der liebgewonnenen und teilweise mit operationellen Risiken verbundenen, unter­nehmenskritischen IDV-Anwendungen. Dabei gilt es, Antworten auf Fragen wie diese zu finden:

  • Welche Anwendungen lassen sich durch Rechenzentrums-Standards darstellen?
  • Welche Anwendungen werden weiterhin als datenbankgestützte Applikationen benötigt?
  • Gibt es adäquaten Ersatz im Bereich der Standardsoftware durch Drittanbieter? 
  • Ist es erforderlich eine neue Individualanwendung programmieren zu lassen?
  • Können bestimmte Anwendungen durch einen externen Dienstleister weiterbetrieben werden?
  • Welche Anwendungen können archiviert und deren Betrieb eingestellt werden?

Vorgehen zur Ablösung ­sparkassenindividueller ­Eigenanwendungen

Bevor die Migration von IDV-Anwendungen gestartet werden kann, ist eine umfassende Analyse der betroffenen Altanwendungen erforderlich. Jede Anwendung muss auf den Prüfstand. Dabei gilt es festzustellen, wie komplex die Migration für die jeweilige Anwendung ist und welche Lösungswege am geeignetsten erscheinen. Liegen alle Parameter der Analysephase vor, kann die Ablösung der Anwendungen vorbereitet werden. 

„Die Vorbereitung ist nicht zu unterschätzen. Je nach gewähltem Lösungsweg müssen Datenmodelle der Altanwendungen analysiert und zusätzliche Anforderungen definiert oder Prototypen einer neuen Anwendung erstellt und überprüft werden“, erläutert Claus Stielenbach das Vorgehen. „Auch das Thema der Datenübernahme will gut durchdacht und geplant sein. Falls Eigenanwendungen einen eigenen Datenhaushalt besitzen, kann es sinnvoll sein, diese Daten vorab zu bereinigen“, gibt Stielenbach zu bedenken. Erst danach ist an eine Umsetzung der ­Ablösung durch Standardsoftware oder neue Individualsoftware zu denken. Im Rahmen der Umsetzungsphase können zusätzliche Anforderungen implementiert werden und danach die Übernahme der Daten aus der Altanwendung erfolgen. Bei diesem Vorgehen sollten Sparkassen im Vorfeld verschiedene Fragestellungen beantworten und für den Projektverlauf berücksichtigen. Dies sind beispielsweise: 

  • Wie wird das Projektcontrolling für die Migration organisiert? (Einhaltung des „Fahrplans“, Überwachung der Meilensteine, Etablierung der Kommuni­kations- und Berichtswege, Test und Abnahme des Systems)
  • Welche internen Prozesse und Arbeitsabläufe bleiben unverändert, welche müssen geändert werden?
  • Ändern sich Arbeitsanweisungen und Berichtswege?
  • Wie werden die sparkasseninternen Endanwendertrainings durchgeführt und ggfs. Trainingsunterlagen erstellt (inkl. fachlicher Unterstützung der Sparkassenmitarbeiter während und nach der Migration)?
  • Wie kann eventuell vorhandenen ­Ängsten vor Veränderung in Mitarbeiter­kreisen begegnet werden?
  • Wie wird die Kommunikation mit den Endkunden geplant und durchgeführt?

Während der eigentlichen Einführung der neuen Anwendung ist es neben umfangreichen Tests und einer Abnahme der ­fertigen Lösung auch wichtig, vor dem Roll-Out Schulungen der Mitarbeiter zu konzipieren und zu planen. 

Erhebliche Kostenersparnis und weniger aufwändige Geschäftsprozesse

Die speziellen Aufgabenstellungen bei Migrationsprojekten mit ihrer Komplexität und etwaigem Termindruck bergen die Gefahr, dass auch bewährte Organisationsmitarbeiter in der Sparkasse an ihre Grenzen kommen. Schließlich müssen sie auch noch das Tagesgeschäft am Laufen halten. In diesem Falle bietet es sich an, temporär zur Unterstützung der Projektleitung und zur Durchführung der anstehenden Aufgaben externe Dienstleister mit Sparkassen- und Migrationserfahrung heranzuziehen. Claus Stielenbach erläutert diesen Sachverhalt: „Gerade bei komplexen Projekten zeigt sich, dass für den Migrationserfolg ausgewiesene, technische Migrationsexpertise entscheidend ist und daher die Einbindung externer Dienstleister entsprechende Vorteile bringen kann. Oftmals können die Fach­abteilungen neben dem operativen Geschäft keine gesonderten Projekte übernehmen.“