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10.07.2017 von kpl

Die richtige Partnerwahl entscheidet

Das Auslagern von IT-Aufgaben an Dienstleister ist für Banken und Sparkassen selbstverständlich und doch wieder nicht. Die Herausforderungen stellen die Partnerschaften zwischen Finanzinstituten und Dienstleistern auf eine harte Probe – die Deutsche Bank und IBM werden das bestätigen.

Nur wenn alle Räder ineinandergreifen, zahlt sich Outsourcing aus (Bildquelle: Bildquelle: iStock.com/sorendls)

Die Finanzindustrie steht vor einer grundlegenden Änderung ihrer Produktion, vieles, was früher als gesetzt galt, ist in Frage gestellt. Regulatorik, IT-Sicherheit, Kostensenkung unter einen Hut zu kriegen gleicht einer Quadratur des Kreises. Banken und Sparkassen haben schon früh IT-Aufgaben ausgelagert. Das Rad zurück zu drehen, bietet keine Vorteile. Auch in der Regulatorik profitieren Finanzdienstleister von Skaleneffekten, wenn ein Provider die Vorgaben von BaFin, EZB und Co. löst und mehrere Geldhäuser das nutzen. Die zentralen Dienstleister der Sparkassen und genossenschaftlichen Institute erledigen für etliche Institute. Auch Privatbanken zahlen weit weniger, wenn sie die Regulatorik nicht alleine stemmen müssen. Durch ihr globales Geschäft arbeiten sie gerne mit internationalen IT-Dienstleistern. Die haben nicht nur die deutschen und europäischen Regularien im Griff, sondern auch die globalen. So potenzieren sich Skaleneffekte.

 

In einer hochregulierten Branche stellt sich beim IT-Outsourcing viel mehr noch als sonst die Frage: Wie wirken sich Änderungen durch gesetzlich geforderte Umstellungen auf die Strukturen des Dienstleisters und damit einhergehende Anpassungskosten aus? Dies schließt insbesondere die Frage ein, was bei einem möglichen Providerwechsel oder einer weiteren Systemumstellung zu erwarten ist.

 

Unter Umständen gefährden ungünstige Ausstiegsklauseln im Vertrag die langfristige Wirtschaftlichkeit des gesamten Unterfangens. Viele Unternehmen kalkulieren bei Transaktionskosten dieser Art zu optimistisch – eine böse Falle, wenn es darum geht, von der Finanzaufsicht geforderte Standards weiter aufrechtzuhalten und dennoch einen kosteneffizienten Betrieb zu gewährleisten. Besonderes Augenmerk muss daher auf einer umfangreichen Markt- und Anforderungsanalyse liegen, um einen treffsicheren Anforderungskatalog zu erstellen und durch diese Vorarbeit die Auswahl eines geeigneten Partners zu erleichtern. Dafür stehen Dienstleister wie beispielsweise Q-Perior bereit.

 

Partnerschaften über alle Linien

 

Die Einbindung sowohl der betroffenen Fachabteilungen sowie von IT und Compliance ist unabdingbar, um bei der Erstellung des Anforderungskatalogs sowohl rechtliche wie auch technische und fachliche Aspekte ausreichend abzudecken. Erfahrungsgemäß räumen viele Geldhäuser diesem Prozess zu wenig Zeit ein und verlassen sich darauf, während des Angebotsvergleichs Angaben zu präzisieren oder zusätzliche Details zu ergänzen. Auch dieses Vorgehen bringt unter Umständen jedoch erhebliche Folgekosten mit sich, da Dienstleister sich erforderliche Anpassungen in der Regel teuer bezahlen lassen – insbesondere, wenn diese den eigens optimierten Prozessen zuwiderlaufen.

 

Eine vertragliche Vereinbarung, nach der Bestandsdaten auf einem gemanagten System des Dienstleisters migriert werden und sich nur über eine spezifizierte Endschnittstelle bearbeiten lassen, geht daher womöglich schnell nach hinten los. Gefahren lauern auch an anderer Stelle: Fehlen Kenntnisse über eingesetzte IT-Systeme des Dienstleisters, lassen sich belastbare Aussagen zu Datenfluss und Datenqualität kaum treffen.

 

Trend zur Fremdvergabe

 

Sieben von zehn Banken in Deutschland wollen weitere Aufgaben auslagern. 17 Prozent davon sprechen von Auslagerungen im größeren Umfang. Die Institute rechnen jedoch mit steigendem Aufwand, um beim Outsourcing die rechtlichen Vorschriften einzuhalten. Der Grund: Extern durchgeführte Tätigkeiten und zugekaufte IT-Systeme müssen künftig stärker überwacht werden. Das ist das Ergebnis einer Studie von Procedera Consult zur kommenden MaRisk-Novelle. 100 Fach- und Führungskräfte wurden befragt. Kopfzerbrechen bereiten vor allem die bestehenden Verträge mit Dienstleistern. Solche Kontrakte werden häufig mit langer Laufzeit abgeschlossen. Viele der damals getroffenen Vereinbarungen dürften allerdings schon bald dem Aufsichtsrecht zuwiderlaufen. So müssen Banken einmal pro Quartal aktuelle Kennzahlen über die Risiken, die ein Geldhaus etwa bei der Vergabe von Krediten eingeht, an die Behörden übermitteln. Bis vor kurzem hat dafür noch ein jährlicher Rhythmus mit geringeren Kosten ausgereicht. „Jede dritte Auslagerung muss auf den Prüfstand“, schätzt Sven Müller, Experte für Finanzmarktregulierung bei Procedera Consult.

 

Transparenz durch Dokumentation

 

Selbstverständlich lässt sich kaum jedes Detail vorab vertraglich regeln. Daher sollten die Vertragspartner fest vereinbaren, während der Umsetzung zu dokumentieren, welche Annahmen über angewandte Regeln, Datenstrukturen und Produktabbildungen in den IT-Systemen vorgenommen worden sind. Aus Sicht der Fachabteilung erweisen sich IT-Systeme häufig als Blackbox; ist nicht dokumentiert, nach welchem Schema das System eingehende Daten verarbeitet, laufen interne Kontrollsysteme häufig ins Leere. Nur durch drastische Einsparungen werden Finanzinstitute dem steigenden Kosten- und Margendruck entgegenwirken können. Vor diesem Hintergrund werden Banken und Sparkassen ihr Geschäftsmodell überprüfen und anpassen müssen. An dieser Stelle bietet das Business Process Outsourcing (BPO), die Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse, echte Unterstützung. So können sich Banken mit Hilfe von BPO auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihren Fokus verstärkt auf die Bedürfnisse der Endkunden richten. Die Kosten deutscher Finanzdienstleistungsunternehmen lassen sich durch Auslagerung, Standardisierung und Automatisierung von Prozessabläufen um bis zu 30 Prozent senken. Eine Erkenntnis, die sich immer mehr Finanzdienstleister zunutze machen. In der Finanzdienstleistung sind es vor allem die unterstützenden Leistungen, die für eine Auslagerung in Frage kommen: Hierunter fallen finanzmarktspezifische Prozesse wie die Wertpapier- oder die Zahlungsabwicklung, aber auch bankferne Prozesse wie beispielsweise die Dokumentenlogistik. Durch eine Auslagerung dieser Geschäftsbereiche an externe Anbieter lässt sich die Cost-Income-Ratio entscheidend verbessern. Und – von der Kostenoptimierung einmal abgesehen – kann BPO eine längerfristige Lösung sein, um auch die stetig wachsenden Regularien zu erfüllen, die dem Markt zunehmend auferlegt werden. So einleuchtend die Vorteile für eine Auslagerung von Geschäftsprozessen sein mögen, so groß sind oftmals die Bedenken der Finanzdienstleister, auf BPO-Dienstleistungen zurückzugreifen. Vielfach steht die Befürchtung im Raum, durch die Prozessauslagerung internes Know-how zu verlieren. Vor diesem Hintergrund ist eine genaue Prüfung des Anbieters und der BPO-Strategie unerlässlich. Bestehende Anbieteransätze und erzielte Ergebnisse können gerade in diesem Segment sehr unterschiedlich ausfallen: Die Gewinne, die durch das übliche Outsourcingmodell von Nichtkernprozessen erzielt werden können, werden oftmals nicht realisiert. Langwierige Verhandlungen und eine komplizierte, leistungsbezogene Preisgestaltung wirken sich negativ auf Anbieter und Kunden aus.