Geldinstitute

04.06.2019 von René Rosenberger, Software Sales Expert bei Diebold Nixdorf

Nachhaltigkeit mit Ökonomie verbinden

Eine auf die Filiale konzentrierte Beleg­erfassung hilft, Kurierfahrten zu reduzieren und dadurch deutlich Kosten einzusparen. Allerdings sind dazu einige Voraussetzungen zu erfüllen.

René Rosenberger, Software Sales Expert bei Diebold Nixdorf

Kurierfahrten und ihre Kosten schlagen kräftig zu Buche. Eine mittelgroße Spar­kasse mit einer Bilanzsumme von zwei bis drei Milliarden Euro gibt dafür beispielsweise jährlich eine sechsstellige Summe aus. Dafür lässt sie alle Filialen mehrfach täglich anfahren und Sorten ausliefern, Flyer und sonstiges Marketingmaterial in der Fläche verteilen – und eine Vielzahl an Papier­belegen zur Zentrale bringen. Bei einer solchen Institutsgröße fallen durchschnittlich rund 2.000 Überweisungsbelege und etwa 3.000 Kundendokumente jeden Tag an. Schafft es eine Bank, diesen Transport von Überweisungsträgern, Schecks, papierhaften Belegen und sonstiger Kommunikation zwischen Filialen und Zentrale zu verringern, hebt sie enormes Sparpotenzial.

Bislang galt eine zentrale Digitalisierung als kostensparend. Der im Herbst 2018 veröffentlichten Untersuchung „Outsourcing in der Finanzindustrie 2018“ der Unter­nehmensberatung PwC zufolge haben 92 Prozent aller Banken Dienstleistungen rund um die Archivierung zentralisiert. Dabei reduziert die digitale Erfassung von Papieren an dem Ort in der Bank, an dem sie auf­treten, die Papierlogistik ganz erheblich. Immer mehr Banken und Sparkassen setzen deshalb statt auf regelmäßige Transporte aller Papiere in die Zentrale oder zum zentralen Scan-Dienstleister auf eine moderne und filialorientierte Belegerfassung. Die funktioniert allerdings nicht einfach ohne entsprechende Multifunktionsgeräte. Nötig ist eine funktionale, einfach zu bedienende Erweiterung der in jedem Büro vorhandenen multifunktionalen Geräte. Die dazu erforderliche Software muss so gestaltet sein, dass der Systemadministrator sie nach einer einmaligen Einrichtung selbst installieren und weitere Geräte ans IT-Netzwerk anschließen kann.

 

Voraussetzungen für die Akzeptanz der Scan-Lösung


Zwei Voraussetzungen muss die dezentrale Scan-Lösung dabei erfüllen: Der Scan-Vorgang muss leicht verständlich sein und darf keinen zusätzlichen Zeitaufwand im Vergleich zu herkömmlichen Tätigkeiten erfordern. Denn kostet diese dem Mitarbeiter neu zugewiesene Tätigkeit zusätzliche Arbeitszeit, die er aus seiner Sicht gewinnbringender in Beratungstätigkeiten investieren würde, so wird er dies nicht gerne erledigen. Entsprechend sollte im Anschluss an das Scannen auch keine weitere manuelle Bearbeitung erforderlich sein. Und es darf sich keine erhöhte Fehlerquote ergeben. Auf den Geräten ist daher eine intuitive Scan-Software erforderlich, die für die unterschiedlichen Belegarten jeweils angepasste Erfassungsszenarien bietet. Zudem haben sich der Dokumentenart angepasste automatisierte Prozesse anzuschließen: Kassenbelege müssen nach dem Einscannen nur archiviert werden, der Scan von Zahlungsverkehrsbelegen muss zusätzlich Buchungsprozesse auslösen und werden Briefe digitalisiert, so ist es hilfreich, wenn ihnen beim Scanvorgang ein Barcode zugeordnet wird. Um automatisiert auffindbar zu sein, müssen sich alle digitalen Dokumente letztendlich in einem Zentralen Dokumenten-Archiv (ZDA) wiederfinden. All diese Bedingungen erfüllt die filialorientierte Belegerfassung von Diebold Nixdorf.

Zunächst identifiziert sich der Mitarbeiter am Multifunktionsgerät. Dann wählt er aus einem nur wenige Punkte umfassenden Menü die Art des zu scannenden Belegs aus. Den Rest erledigt die Software. Sie überträgt die Daten von der Filiale zur Zentrale, überprüft die Vollständigkeit des Scanvorgangs und gibt die Dateien zur ­jeweiligen Zielapplikation weiter. Zum standardisierten Erfassungsprozess zählen auch Barcodeanalyse, OCR-Erkennung, ­Indexspeicherung und Bildübergabe. Digitale Unterschriften mittels PenPads vermeiden Medienbrüche beispielsweise bei der Kontoeröffnung. Die Unterlagen landen zeitnah im digitalen Archiv und dieses zeigt an, ob alle für den Vorgang notwendigen Dokumente vorhanden sind oder welches noch fehlt. Ist alles komplett, dann kann beispielsweise die Girocard automatisch bestellt werden. So dauert der endgültige Abschluss des Kontoeröffnungsvorgangs auch bankintern nur noch wenige Stunden statt wie bisher einige Tage.

Doppelte Erfassung: Schaden durch Überprüfung abwenden


Da alle Filialmitarbeiter Dokumente einscannen, ist eine doppelte Erfassung nicht ausgeschlossen. Damit für das Geldinstitut keine finanziellen Schäden durch Mehrfach-Verarbeitung entstehen, empfiehlt sich die Überprüfung der gescannten Dokumente per Bilderkennungssoftware. Bei identischen Belegen wird die automatisierte Weiterbe­arbeitung angehalten. Sie werden zu einer manuellen Überprüfung aussortiert – und erst wenn ein Mitarbeiter sie freigibt, gelangen sie ins Archiv.

Um eine derartige dezentrale Digitalisierung durch Filialmitarbeiter zu ermöglichen, muss die im Eingangsbeispiel erwähnte ­mittelgroße Sparkasse rund 30.000 Euro investieren. Diese Investition amortisiert sich aber schon nach nur einem halben Jahr. Das ­Weniger an Papiertourismus rechnet sich.