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19.03.2018 von Andreas Jung, freier Journalist

Manuelles Notfallhandbuch überflüssig dank Softwarelösung

Für das Unternehmen Creditreform Hamburg ist aufgrund der Nähe zur Elbe die Gefahr einer Naturkatastrophe, also etwa einer Überschwemmung, völlig real. Mitunter aus diesem Grund war die ­Bedeutung einer Notfallplanung für das Unternehmen schon immer präsent und man ­hatte „händisch“ ein Notfallhandbuch erstellt und gepflegt.

Mitarbeiter im Rahmen der Notfallplanung zu Krisenstäben und Notfallteams zuordnen

Die Software bietet viele Automatismen und erleichtert somit enorm den Aufwand bei der Pflege der Daten. Außerdem stellt die Software die Abhängig­keiten zwischen den Kernprozessen und der IT-Infrastruktur her und schafft damit Transparenz. Die Creditreform gehört zu den größten deutschen Wirtschaftsauskunfteien und Inkassodienstleistern. ­Unternehmen, die bei der Creditreform Dienstleistungen in Anspruch nehmen, sind nicht nur Kunden, sondern werden Mitglieder eines der lokalen Credit­reform-Vereine. Die Creditreform Hamburg von der Decken KG ist eine dieser lokalen Institutionen.

„Als Wirtschaftsauskunftei behandeln wir alle bei uns gespeicherten Daten natürlich streng vertraulich“, erklärt Martin Hermann, Leiter IT + IT-Sicherheit bei der Creditreform Hamburg von der ­Decken KG. „Um unseren Betrieb aufrechtzuerhalten, müssen wir unsere IT-Infrastruktur ebenso vor unbefugten Zugriffen und Angriffen schützen wie vor physischen Schäden, zum Beispiel durch Flutkatastrophen. Das ist für uns ein ganz realistisches Szenario, denn wir sitzen in Hamburg nördlich und südlich der Elbe. Nicht nur aus diesem Grund hatten wir bereits vor der Umstellung auf eine Softwarelösung ein umfangreiches Notfallhandbuch.“

 

Manuelles Pflegen ­war ­gestern


Wie viele andere Unternehmen auch hat die Creditreform Hamburg zuvor ein Notfallhandbuch in Word und Excel erstellt und gepflegt. Diese Lösung konnte jedoch nicht mit der Infrastruktur verbunden werden. Ändert sich eine Komponente der IT-Infrastruktur, egal ob Hard- oder Software, müssen die entsprechenden Daten an mehreren Stellen von Hand ­gepflegt werden. Die Gefahr, dabei aus Versehen falsche Einträge zu erzeugen, ist enorm. Der Verwaltungsaufwand wurde für die Creditreform Hamburg zunehmend zum Problem. „Eine software­basierte Lösung ist in der Lage, diesen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Der Einsatz einer Software ist also betriebswirtschaftlich sinnvoll“, fasst Hermann die Gründe für die Entscheidung zusammen. „Ich habe mich daran erinnert, dass CONTECHNET 2011 auf der CeBIT die softwarebasierte Lösung INDART Professional vorgestellt hat. Das System war damals noch in der Entwicklung und nicht interessant für uns. Aber der Ansatz war vielversprechend. Heute passt die Lösung sehr gut zu unseren Anforderungen. Ein weiterer Grund für unsere Entscheidung: Einige unserer Mitglieder sind Betreiber kritischer Infrastrukturen. Sie sind ab 2018 gezwungen, ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) einzuführen. Den gleichen Standard erwarten sie natürlich auch von ­ihren Dienstleistern.“ CONTECHNET bietet auch hierfür eine Lösung, INDITOR ISO, an. Beide Softwarelösungen nutzen den gleichen Datenbestand. So können bereits angelegte Daten und Informationen in beiden Lösungen gemeinsam ­verwendet werden.

In acht Schritten zum fertigen Notfallhandbuch


Die Softwarelösung INDART Professional verfolgt wie alle Softwarelösungen von CONTECHNET eine strukturierte und praxisorientierte Vorgehensweise. Sie leitet den Anwender in acht Schritten durch den Prozess der Umsetzung. Auf diese Weise wird der Beratungsaufwand minimiert. Größere Unternehmen wie Creditreform schätzen diese Vorgehensweise, denn sie bietet jederzeit einen Überblick über das Projekt und die anfallenden Kosten. Vielfältige Funktionen erleichtern das Abarbeiten der einzelnen Schritte. Vorhandene Daten werden über Importer und Schnittstellen automatisch ausgelesen. „Wir können die gesamte IT- und Personalstruktur über vorhandene NAC-Anwendungen, Inventory- und Monitoring-Tools sowie die Anbindung zum Active Directory leicht in die Software importieren. Manuelle Einträge entfallen dadurch fast vollständig“, erläutert Jörg Kretzschmar, Senior Consultant der Firma CONTECHNET. Ein weiterer Mehrwert der Software: Die Auflistung des Personals mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten zeigt Kopfmono­pole in der Organisation auf. „Durch die Verknüpfung der Kernprozesse mit der IT-Infrastruktur und die Definition der dazugehörigen Ausfallszenarien lassen sich potenzielle Risiken managen“, kommentiert Jörg Kretzschmar weiter. Dadurch wird Transparenz geschaffen, die mitunter zu Einsparungen im Unternehmen führen kann.

IT-Notfallplanung – Vorstufe zum zertifizierbaren ISMS


Zwischen dem Erstgespräch und der ­Fertigstellung der IT-Notfallplanung, ­inklusive vollwertigem Handbuch, sind im Falle der Creditreform drei Monate vergangen. In diesem Zeitraum hat ­CONTECHNET insgesamt sieben Tage bei der Creditreform mit der Umsetzung vor Ort verbracht. Die Installation in der IT-Umgebung der Creditreform und das Anbinden der Schnittstellen und Importer verlief ohne größere Probleme. Da die Creditreform INDART Professional jedoch als eines ihrer Hauptverwaltungssysteme nutzt, hat CONTECHNET einige Anpassungen vorgenommen. Aufgrund der starken Modifizierung traten während der Implementierung kleinere Bugs auf. „Die Entwickler von CONTECHNET ­haben diese jedoch schnell behoben, und den Zeitplan eingehalten“, fasst Martin Hermann zusammen. „Als IT-Leiter habe ich schon viele ähnliche Projekte durchgeführt. Es wäre wirklich schön, wenn die Implementierung komplexer Software immer so reibungslos laufen würde.“ Nach einer einmaligen Investition von 32.000 Euro verfügt die Creditreform Hamburg heute über eine umfassende, prozessorientierte IT-Notfallplanung, die sich im Gegensatz zur früheren Notfallplanung über eine zentrale Software pflegen lässt. Der größte Verwaltungsaufwand der alten, auf Word und Excel basierenden Lösung fällt durch den Einsatz von INDART Professional weg, denn die Lösung ist mit ihren Schnittstellen gut an die Umgebung der Creditreform Hamburg angepasst. Das spart Zeit und Geld, denn die Mitarbeiter müssen nun nicht mehr langwierig nach Fehlern suchen, endlose Listen pflegen und diese auf nicht aufgezeigte Abhängigkeiten prüfen.

Fazit


INDART Professional bietet der Creditreform vielfältige Vorteile. Vor allem die Automatisierung der Prozesse und der dadurch reduzierte Verwaltungsaufwand führen zu direkten und indirekten finanziellen Einsparungen. Die Mitarbeiter verwenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und weniger Zeit für die Pflege des alten, auf Word und Excel basierenden Notfallhandbuchs. Mit der Lösung von CONTECHNET ist die IT-Notfallplanung einfach, transparent und effizient. Die Kosten für Software und Implementierung sind gegenüber einer reinen Beratungs­lösung betriebswirtschaftlich leicht aufzurechnen. Einer der wesentlichen Vorteile ist aber, dass die Lösung nach der Implementierung weiterhin aktiv bleibt, und im Arbeitsalltag verwendet werden kann. Denn sie liefert steuerungsrelevante Informationen und hält diese aktuell „Wir haben bei der Umsetzung der Notfallplanung sehr gute Erfahrungen gemacht, besonders mit der strukturierten Vorgehensweise von CONTECHNET.“ sagt Hermann. „Daher haben wir auch bereits den zweiten Schritt mit CONTECHNET geplant: Im Jahr 2018 werden wir mit INDITIOR ISO unsere Notfallplanung um ein ISMS ergänzen und nach ISO 27001 zertifizieren lassen.“