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23.10.2018 von Christoph Kull,Geschäftsleiter Vertrieb und Marketing DACH bei Workday

Top-Priorität für heutige CFO’s - den eigenen Daten vertrauen können

Finanzbereiche von Unternehmen müssen heute Daten und Erkenntnisse liefern können, die die Entscheidungsfindung, das Risikomanagement und die Planung für die Zukunft unterstützen. Doch obwohl mehr Daten verfügbar  sind als je zuvor, haben viele Unternehmen Probleme damit, diese effektiv zu nutzen. Die Herausforderung läuft oft auf eine grundlegende Frage hinaus: Ob und inwieweit  kann man den Daten vertrauen?

Ohne Vertrauen in die eigenen Daten ist kein verantwortungsbewußtes Arbeiten möglich

Viele CFO’s beschreiben ein ähnliches Szenario: Ihre Finanzteams arbeiten mit Daten, die über unterschiedliche Systeme verteilt sind, so dass der Großteil ihrer Zeit für die Sammlung und Abstimmung von Daten verwendet wird, um sie anschließend in ein für das Unternehmen verwertbares Format zu übertragen. Infolgedessen steigt die Fehlerquote und oft werden die Daten zu spät bereitgestellt, um daraus rechtzeitig die im Wettbewerb notwendigen Entscheidungen ableiten zu können.

Dabei sind – im Gegensatz zur allgemeinen Wahrnehmung – deutsche Unternehmen bei der Digitalisierung der internationalen Konkurrenz durchaus ein Stück ­voraus. Laut den Ergebnissen der Studie ­„Finance Redefined“, welche im Auftrag von Workday die Ansichten von über 700 CFO‘s und führenden Finanzverantwortlichen weltweit abgefragt hat, sind deutsche CFO‘s beim Einsatz moderner, daten­getriebener Anwendungen sowohl ihren europäischen als auch ihren internationalen Kollegen voraus. So setzen 75 Prozent der Finanzabteilungen bereits auf cloud­basierte Anwendungen und über 50 Prozent nutzen umfangreich Datenanalysesysteme, um das Financial Reporting (50 Prozent), Profitabilitäts-Analysen (45 Prozent) oder die Planung, Budgetierung und das Forecasting (43 Prozent) zu unterstützen und zu verbessern. Dies übertrifft den weltweiten Durchschnitt, in dem nur 39 Prozent der Leiter von Finanzbereichen Data Analytics in ihren Bereichen wirklich intensiv nutzen. Einer stärkeren Entwicklung hin zu datengetriebenen Unternehmensanalysen stehen dagegen bei deutschen Unternehmen vor allem die Themen Datenschutz (27 Prozent), mangelnde Kenntnisse der Mitarbeiter (27 Prozent) und die Herausforderungen bei der Integration von Finanzdaten mit Daten aus anderen Bereichen (26 Prozent) entgegen.

Hinzu kommt, dass systemimmanente Probleme innerhalb der Unternehmen die effektive Nutzung von Daten erschweren. So müssen die Finanzabteilungen in der Regel ihre Daten auf Monatsbasis erfassen, abstimmen, formatieren und analy­sieren. Dadurch kann die Finanzabteilung erst zwei Wochen nach dem Monatsende ihre Analysen an die anderen Fachbereiche des Hauses liefern – und damit oft zu spät, um auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können. Dies bedeutet, dass die Finanzbereiche auch heute noch weitgehend ­retrospektiv arbeiten, statt Daten in Echtzeit zu analysieren, um daraus Ableitungen für die Geschäftsprozesse zu treffen.

A Single Source of Truth 

Eine der obersten Prioritäten für einen CFO ist es heute, darauf vertrauen zu können, dass die Daten, die seine Teams verwenden, aktuell und genau sind. Insbesondere sollte eine Finanzorganisation ein System nutzen bei dem vor allem die ­Finanz- und Mitarbeiterdaten an einer Stelle zusammenlaufen. So erhält das ­Unternehmen eine einheitliche Datenlage – in Echtzeit – und hat eine Basis um ­darauf seine Entscheidungen zu treffen.

Warum ist es so wichtig, mit nur einer einzigen einheitlichen Datenquelle zu arbeiten? Es gibt mehrere Bereiche im Unternehmen, wo dies deutlich wird: Wenn ein Unternehmen seinen Führungskräften Echtzeitdaten und -informationen in hoher Qualität direkt auf deren Laptops und mobilen Geräten zur Verfügung stellt, hat das positiven Einfluss auf die Arbeitsweise und die Managemententscheidungen der jeweiligen Einheiten und Teams. So kann das Finanzteam Dashboards im System einrichten, auf die Führungskräfte anderer Bereiche zugreifen können. Zu jeder Zeit können dadurch Manager die Daten ihrer jeweiligen Einheiten betrachten. Sie sehen einen direkten Vergleich zwischen Budget, Forecast und den aktuellen Ist-Werten, z. B. für Personal und Ausgaben, und können so in Echtzeit Entscheidungen treffen, um die Ergebnisse noch in der laufenden Periode zu beeinflussen. Dies hilft Führungskräften nicht nur strategischer zu arbeiten und zu entscheiden, sondern auch im Zielkorridor zu bleiben und ein besseres Verständnis für die Entwicklung des gesamten Unternehmens zu entwickeln. Klar ist auch: Wenn die Daten auf einer einheitlichen technologischen Plattform für alle vorliegen, dann greift auch nur ein einheitliches Berechtigungsmodell, was wiederum Compliance und Datenschutz bereichsübergreifend sicherstellt.

Advanced Analytics 

Wenn Unternehmen ihre Analysen verbessern wollen, indem sie Technologien wie Machine Learning nutzen und mehr operative Daten bereitstellen, wird es immer wichtiger, eine einzige gesicherte und einheitliche Datenbasis zu haben. So kann zum Beispiel der Finanzbereich deutlich umfassendere und bessere Erkenntnisse zu Kennzahlen wie Kosten und Rentabilität gewinnen, wenn er dazu externe Daten in das eigene Finanzsystem integriert. Durch das Einbeziehen externer Daten kann u. a. die Profitabilität auf einer sehr detaillierten Ebene erfasst und analysiert werden. Und mit einem besseren Verständnis der eigenen Zahlen, können auch Preis- oder Markteintrittsentscheidungen besser getroffen und gesteuert werden.

Interner Dialog und Entscheidungsfindung 

Eine der größten Auswirkungen einer solchen Datenstrategie ist die Qualität der ­Gespräche zwischen der Finanzabteilung und anderen Teilen des Unternehmens. ­Regelmäßig ist zu beobachten, dass die Manager von Finanz-, Personal- und anderen Bereichen zu Meetings zusammen kommen, jeder mit anderen Daten, wie zum Beispiel zu den Personalzahlen. Die Folge: Führungskräfte und Mitarbeiter verbringen die meiste Zeit damit, zu diskutieren, welche Zahlen richtig sind, statt darüber zu reden, was die Zahlen wirklich bedeuten. Wäre sichergestellt, dass es für alle Bereiche im Unternehmen ein und dieselbe Datenbasis gäbe, würde das die internen Diskussionen reduzieren und das Vertrauen in getroffene Entscheidungen deutlich verbessern. Es ist interessant zu beobachten wie der Fortschritt in der Technologie es den Finanzabteilungen ermöglicht, Daten – über die reinen Finanzzahlen hinaus – zu nutzen, um dem eigenen Geschäft zusätzliche Impulse zu geben. Dies wirkungsvoll umzusetzen, beginnt mit dem Vertrauen in die genutzten Daten und bildet die Grundlage, um die Vorteile von Advanced Analytics in Zukunft konsequent zu nutzen.