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27.02.2019 von Matthias Stauch, Vorstandsvorsitzender und Mitbegründer der Intervista AG

Provision: Transparenz als Erfolgsgrundlage im Vertrieb

Verwaltung und Buchung von Vertriebsprovisionen per Hand zählen im Alltag vieler Versicherungen noch zum Standard: Letztendlich kommt es erst nach umfassender Prüfung und langfristigen Dokumentationsvorgängen zu einer Auszahlung an die Vertriebler. Als problematisch gelten hierbei der hohe zeitliche Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit der manuellen Bearbeitung. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe.

Autor: Matthias Stauch, Vorstandsvorsitzender und Mitbegründer der Intervista AG

Unterschiedliche Branchen, so auch Versicherungen, vergüten ihre Sales-Mitarbeiter in Form von Provisionen, die von Verkaufs- oder Vertragsabschlüssen ausgelöst werden. Damit der Überblick über laufende, künftige und abgeschlossene Prozesse nicht verloren geht, gilt es zugehörige Berechnungen transparent zu gestalten – insbesondere dann, wenn sich im zeitlichen Ablauf Erfolge und Stornos gegenseitig immer wieder ausgleichen. Entsprechend hoch fallen die administrativen Aufwände aus, die Versicherungsbetriebe täglich bewältigen. Außerdem bedeuten manuelle Aufstellungen auch für die Vertriebler Schwierigkeiten: Sie erkennen nicht auf Anhieb, welche Posten der ausstehenden Auszahlungen noch offen sind, und stellen daher viele Rückfragen.

Jede dieser Erkundigungen gilt es individuell und ausführlich zu prüfen, um eine verlässliche Auskunft geben zu können. Solche Kontrollen wiederum nehmen Arbeitskapazitäten in Anspruch und verursachen auf diese Weise Kosten für die Unternehmen. Um dem entgegenzuwirken, bieten sich digitale Möglichkeiten an, eine Echtzeitprovisionierung für neue vertriebliche Anreize, mehr Transparenz und Effizienzsteigerung umzusetzen.

Schnelligkeit schafft Vorsprung

In einer Studie des Handelsblatt Research Institutes befragte mittelständische Unternehmen profitieren bereits zu knapp 40 Prozent von der Digitalisierung. Ein noch größerer Teil schenkt selbiger das Vertrauen, dass sie zur Verbesserung der bestehenden Wettbewerbssituation beiträgt. Schwimmend auf dieser Welle eröffnen sich auch für die Versicherungsbranche neue Wege: Vertriebler bieten Kunden mithilfe digitaler Lösungen individuelle Angebote nach deren Wünschen an und gehen direkt auf die jeweiligen Bedürfnisse ein. Gleichzeitig profitieren sowohl die Versicherung selbst als auch die entsprechenden Vermittler von Live-Berechnungen möglicher Provisionen – bereits während der Angebotsunterbreitung.

Im verknüpften Buchungssystem stößt die installierte Softwarelösung dann die Zahlung der anfallenden Courtage nur bei finalem Vertragsabschluss an. Digitale Abrechnungen sorgen zudem dafür, die Auszahlung erst zu einem bestimmten Termin durchzuführen oder die Provision sogar auf verschiedene Mitarbeiter beziehungsweise Hierarchien aufzuteilen. Dabei lassen sich Abrechnungs-, Buchungs- und Versandintervalle individuell für jeden Vertriebler beziehungsweise jede Ebene konfigurieren. Ebenso findet eine Berücksichtigung von Provisionsparametern wie Verkaufszahlen, Umsatzzielen, durchgeführten Beratungen oder Beitragszahlungen statt. Diese Flexibilität in Kombination mit einer transparenten Übersicht über alle Vorgänge spart neben Kosten vor allem Zeit ein.

Schlüssel Flexibilität

Bei der Umsetzung eines digitalen Provisionierungsmanagements liegt ein System zugrunde, das sämtliche Informationen und Bedingungen für eine potenzielle Auszahlung in einem Produktmodellserver – also einer Produkt-DNA – enthält. Diese stellt außerdem beliebig viele Verwaltungsebenen bereit, damit Versicherungen eventbasiert, ausgelöst durch bestimmte Ereignisse, verschiedene Bedingungen umsetzen können. Innerhalb dieser vorher aufgestellten Provisionsregeln legen Versicherungen dann entsprechende Vertragstypen, Zahler und Empfänger sowie weitere Normen zur Berechnung der Ansprüche fest.

Über integrierte Schnittstellen zu weiteren Systemen findet zudem ein ständiger Austausch statt, wodurch zum Beispiel bereits dokumentierte Ansprüche im Zusammenspiel mit dem Inkrafttreten der Regeln realisiert werden können. Anschließend kommt es zu einer Zuordnung zu einem Gültigkeits- beziehungsweise Staffelzeitraum. Auch Vertriebler selbst erhalten auf diesem Wege Einblicke und indirekten Zugriff auf Kommunikations- sowie Reportingsysteme. Bereits bei der Implementierung digitaler Vertriebstools gilt es daher darauf zu achten, plausibel gestaltete Benutzeroberflächen zu offerieren und somit ein nachvollziehbares Provisionsmanagement zu integrieren. Nach kurzer Einführung können Vertriebler so Lösungen selbst verwenden.

Mehr Power für den Vertrieb – nicht für die Administration

Provisionsvorgänge flexibel an unterschiedliche Voraussetzungen und individuelle Bedürfnisse anpassen zu können, sorgt dafür, die jeweilige Anspruchsvermittlung für einzelne Vertriebler innerhalb von hierarchischen Strukturen durchzuführen. Eine getrennte Ermittlung, Buchung und Auszahlung ermöglicht es Sales-Mitarbeitern bereits frühzeitig, zu erwartende Gewinnbeteiligungen zu visualisieren. Auf diese Weise erhalten Vertriebler die Möglichkeit, eine selbstbestimmte Vertriebsorganisation zu etablieren und individuelle Ansprüche in Echtzeit einzusehen.

Hierunter fallen auch Anträge, die noch nicht bestätigt sind. Diese lassen sich in einer separaten Vorschau hinzufügen und vervollständigen so die Aufstellung aller potenziellen Courtagen. Neben einer Effizienzsteigerung und einem Überblick über die Provisionsansprüche zu jedem Zeitpunkt für das Unternehmen geht hieraus auch anhaltende Motivation unter den Mitarbeitern hervor. Denn: Auch wenn diese die Auszahlungen noch nicht erhalten, wissen sie genau, was sie bereits verdient haben – unabhängig von ihrer Rolle im Unternehmen – und Anreizsysteme können nun zu Zielerreichung anspornen, wie: „nur noch zwei Aufträge bis zum Bonus!“.

Auf allen Ebenen

Sogenannte Hierarchiebäume im System ermöglichen das Management unterschiedlicher Klassifizierungen der Provisionsempfänger. Für einzelne Vertriebler gilt es innerhalb der Hierarchie zwei Beträge zu unterscheiden: die verteilbare und die anteilige Provision. Erstere umfasst die Summe aller Provisionsanteile, die auf einen bestimmten Vertriebler, den „Knoten“, und auf die darunterliegenden Sales-Mitarbeiter entfallen. Bei der anteiligen Courtage handelt es sich um den Teilbetrag, der nach Verteilung der Provisionen dem „Knoten“ zugeordnet wird. Dabei muss eine Zahlung auch nicht zwingend an den Vertriebler gehen, für den der Anspruch ermittelt wurde.

Innerhalb der Hierarchie, des „Baums“, kann eine Auszahlung auch an den übergeordneten Vermittler erfolgen. Auf diese Weise besteht ebenso die Möglichkeit, durch digitale Lösungen andere Personen – zum Beispiel einen Trainer – an den Erfolgsumsätzen teilhaben zu lassen. Den provisionsrelevanten Ereignissen zugeordnete Freigabezustände sorgen außerdem dafür, dass nur explizit freigegebene Ansprüche auch zu einer Buchung führen. Der administrative Aufwand für die Mitarbeiter beschränkt sich so auf ein Minimum, während außerdem potenzielle Fehlerquellen ausgeräumt werden.