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Kollege Softwareroboter geht virtuos mit Content um

Automatisierung kann auch Banken in der Digitalisierung massiv voranbringen. Es muss nur die dafür geeignete Technologie ins Spiel kommen.

Autor: Lutz Varchmin, Territory Leader DACH bei Hyland

 

Neudeutsch heißt es wohl „Win-Win-Win-Situation“: Durch die Prozessautomatisierung mit softwarebasierten Bots (Robotic Process Automation, RPA) steigern Banken ihre Effizienz, senken die Kosten nachhaltig und unterstützen zudem ihre Mitarbeiter, da diese sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können. Das ist das eindeutige Ergebnis des ISG Automation Index des gleichnamigen Consultinghauses. 

Die Studie berichtet, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von RPA um das Fünf- bis Zehnfache beschleunigen können und dabei durchschnittlich 37 Prozent weniger Ressourcen benötigen. Gute Botschaft für die Mitarbeiter: Die so erzielten Produktivitätsgewinne führen der Studie zufolge nicht zu Jobverlusten, sondern versetzen die Unternehmen in die Lage, ihre Teams anderweitig einzusetzen: für höherwertigere Aufgaben und größere Arbeitsvolumen. Die ISG-Daten zeigen im Detail, dass die durchschnittliche Verringerung des „Full-time equivalent“ (FTE) bei 43 Prozent in Bestellprozessen (Rechnungslegung, Zahlungszuordnung, Gutschriften, Geldeinzug, Preisermittlung) und bei 32 Prozent in Personalprozessen (Lohn und andere Bezüge, Recruiting- und Talentmanagement, Systeme des Lieferantenmanagements) liegt. Das heißt also, dass die Digitalisierung triviale Tätigkeiten automatisiert und mehr Raum lässt, beispielsweise für die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse oder die Fokussierung auf margenträchtigere Segmente.

Zu klären ist jedoch, an welchen strategischen Punkten die Finanzwirtschaft mit der robotergestützten Automatisierung starten soll. Auch hier liefern die Experten der ISG neue Erkenntnisse. Demnach gelte es, RPA vor allem für die Automatisierung standardisierter Betriebsprozesse und das Sammeln von Daten einzusetzen, mit deren Hilfe diese Abläufe wiederum über die Zeit hinweg optimiert werden. Hier setzen Content Services und Enterprise Content Management (ECM) mit RPA-Unterstützung an.

Ganzheitlicher Ansatz gefragt

Im Mittelpunkt steht dabei aus technologischer Sicht eine zentrale ECM- beziehungsweise Content-Services-Plattform, die alle notwendigen Funktionalitäten auf gleicher Code-Basis und aus einer Hand bietet. Das heißt, sämtliche von der ISG beschriebenen Betriebsprozesse laufen über diese Plattform, um Medienbrüche zu vermeiden und um die Automatisierung im Fluss zu halten. Ein Sammelsurium unterschiedlichster Systeme ist an dieser Stelle nicht praktikabel. Dokumentenmanagement, Human-Resources-Lösung, Workflow-Software, E-Mail-Archiv, Team-Collaboration, Freigabe-Software und Scan-Lösung solitär zu halten, scheidet somit aus. 

Dieser ganzheitliche Ansatz muss jedoch ebenfalls für die zu verarbeitenden Datenquellen gelten. Auch Banken arbeiten immer vernetzter, sowohl extern als auch intern. Kundenservice, Risikomanagement, Zahlungsabwicklung, Controlling, Stabsabteilungen, Marketing – jeder steuert heute Inhalte bei. Dazu kommen externe Kunden und Partner. Die Daten können in strukturierten aber auch unstrukturierten Formaten vorliegen, seien es Excel-Dateien, Textdokumente oder selbst Bild- und Videomaterial. Hinzu kommen proprietäre Formate, wie sie für die Branche typisch sind. Mit all diesen unterschiedlichen Dateien muss die Plattform virtuos umgehen können. Bestes Beispiel: Die Kreditanfrage eines mittleren Unternehmens, die durch unterschiedliche Abteilungen geht und von unterschiedlichsten Informationen begleitet wird: Fotos des Firmengeländes als Sicherheit, Urkunden, Kundeninformationen und Risikoberechnungen. Diese komplexe Aufgabe kann nur dann durch RPA-Prozesse automatisiert werden, wenn alle Teilschritte über eine Instanz laufen.

All dies vorausgesetzt, bringt die RPA-gestützte Plattform der Bank die gewünschten Effizienzzuwächse. Denn ein Software-Bot wird nicht dadurch beeinträchtigt, dass er seine Aufgaben priorisiert oder ins Multitasking „eingewiesen“ werden muss. Die Prozesse laufen autonom, und genau so, wie sie es sollen. Technisch ist RPA darüber hinaus auf dem User-Interface-Level angesiedelt, so dass kein Aufwand für Customizing oder Integration notwendig ist. Das Kreditinstitut erhält zudem mehr Transparenz, denn RPA-Abläufe lassen sich zu jederzeit automatisch protokollieren – ein entscheidender Vorteil, gerade hinsichtlich der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Auf diese Weise können die Banken die RPA-Prozesse einfach analysieren und optimieren. Plus: Automatisierte Prozesse kennen keine menschlichen Verfahrensfehler. Das stärkt zusätzlich die Compliance und die Datensicherheit. 

Fazit

Banken gewinnen mit RPA-gestützten Enterprise-Content-Management- und Content-Services-Lösungen Flexibilität und zudem ein großes Plus an Sicherheit. Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich intensiver um kundenfokussierte Abläufe zu kümmern. Das bringt gerade in der Digitalisierung einen entscheidenden Vorteil gegenüber dem Mitbewerb.