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15.07.2014 von kpl

Gesicherte Aktenvernichtung vom Spezialisten

Die sichere Ablage von Dokumenten stellt Unternehmen in Zeiten stetig wachsender Datenmengen vor große Herausforderungen. META Archivdepot gewährleistet datenschutzkonformes und kontrolliertes Vernichten und Entsorgen von Akten.

Die sichere Ablage ihrer Dokumente stellt Unternehmen – ganz unabhängig von Größe oder Branche – in Zeiten stetig wachsender Datenmengen vor große Herausforderungen, zumal sie auch jederzeit einen komfortablen Zugang zu den archivierten Daten gewährleisten müssen. Neben der Lagerung ist es jedoch mindestens ebenso wichtig, die oft völlig unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten, was angesichts einer oft hohen Zahl an archivierten Dokumenten vielfach problematisch wird. Vor diesem Hintergrund umfasst das Portfolio von META Archivdepot aus Oberhausen als langjährig erfahrenem Experten für Datenarchivierung, -logistik und -pflege gerade auch die fachgerechte Entsorgung der archivierten Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Neben den Vorgaben der DIN 66399 kommt hierbei das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) § 5 zum Tragen, das die Verpflichtung auf das Datengeheimnis mit Blick auf die beteiligten Personen fokussiert. Zum ganzheitlichen Portfolio gehört zudem die Digitalisierung von Dokumenten, an die sich ebenfalls die Vernichtung der papiergebundenen Datenträger anschließen kann.

 

„Vor wenigen Tagen ging es durch die Presse, dass in Berlin sicherheitsrelevante Unterlagen zum neuen Flughafen auf offener Straße in zwei Müllcontainern entsorgt wurden – nur eins von vielen Beispielen, wie brisant das Thema Aktenvernichtung ist und was alles passieren kann, wenn Archivgut nicht sensibel genug behandelt wird“, kommentiert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter von META Archivdepot. „Das Portfolio von META Archivdepot umfasst daher neben der sicheren Lagerung von Akten auch deren ebenso sichere und regelkonforme Vernichtung, damit jederzeit gewährleistet ist, dass wichtige Informationen nicht in falsche Hände geraten.“

 

Platz schaffen – aber sicher

 

META Archivdepot bietet das datenschutzkonforme und kontrollierte Vernichten und Entsorgen von Akten in verschiedenen Szenarien an. So haben Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente im eigenen Haus zu entsorgen. Hierfür erhalten sie abschließbare Transportbehälter in gewünschter Größe und Menge; das Spektrum reicht vom 240 Liter fassenden Container im „Büroformat“ bis hin zum Absetzcontainer für Großmengen bis zu 33 Kubikmeter. Die jeweiligen Liefer- und Abholtermine sowie die benötigten Kapazitäten können die Kunden individuell wählen oder auch feste Wechselintervalle vereinbaren, zu denen der META-Partner die Container austauscht und die enthaltenen Akten vernichtet.

 

Darüber hinaus kann sich die Vernichtung von Dokumenten an die Digitalisierung von papiergebundenen Unterlagen anschließen, die META Archivdepot im Kundenauftrag durchführt. Auch die Aktenvernichtung und -Entsorgung sind modularer Bestandteil der Aktenlagerungs-Services: Um zu verhindern, dass Dokumente länger als nötig archiviert werden, erhalten Unternehmen, die ihre Dokumente bei einem META Archivdepot lagern, automatisch eine Information, sobald eine Frist zur Aufbewahrung von Akten erreicht ist. Dann übernehmen die META-Partner die Vernichtung nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Dokumente. Auf Wunsch sortieren die Mitarbeiter die betroffenen Papiere aus und vernichten sie auf sicherem Weg – inklusive einer langfristigen, ausführlichen Dokumentierung, welche Akten entsorgt wurden.

 

Die Aktenvernichtung bei META Archivdepot erfolgt nach den Vorgaben der DIN 66399. Zudem ist das anwesende Personal auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet, so dass sensible Aktendaten nicht in falsche Hände geraten können.